□ 記者 劉曉娟
“幾十年前的檔案資料還能快速查到，這是以前那種人工查檔案的方法不可想象的。”近日，在區(qū)檔案館一樓大廳里，市民吳先生一臉輕松，他剛完成了一次“很方便”的查檔。
近年來(lái)，區(qū)檔案館著力建設(shè)數(shù)字化檔案館，在基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)功能、檔案資源建設(shè)、保障體系和服務(wù)績(jī)效五個(gè)方面均達(dá)到重慶市數(shù)字檔案館認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。建成了以“三網(wǎng)、四庫(kù)、三系統(tǒng)”為核心的檔案信息化工作體系，將現(xiàn)有館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)全區(qū)數(shù)字檔案信息資源遠(yuǎn)程利用和社會(huì)共享，檔案“收、管、存、用”全流程線(xiàn)上管理和輔助實(shí)體管理。
2244萬(wàn)畫(huà)幅紙質(zhì)檔案完成掃描
全館檔案數(shù)字化率達(dá)98%
近日，65歲的市民雷先生來(lái)到區(qū)檔案館，查找一份有關(guān)部門(mén)在上世紀(jì)90年代出臺(tái)的工齡計(jì)算辦法文件，解決他的工齡確定問(wèn)題。區(qū)檔案館工作人員根據(jù)雷先生提供的關(guān)鍵詞，僅用時(shí)3分鐘就找到了該文件檔案。
查找檔案，說(shuō)起來(lái)輕松，其實(shí)并不容易。檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之前，調(diào)閱一份檔案，需要進(jìn)入檔案室“登高”查找檔案，再提取到閱檔室逐頁(yè)翻閱查找，既浪費(fèi)人力物力，也容易造成紙質(zhì)原始檔案破損。
“區(qū)檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)后，工作人員根據(jù)市民提供的關(guān)鍵詞，通過(guò)智能查檔服務(wù)系統(tǒng)，很快就能完成查找。”區(qū)檔案館館長(zhǎng)胡雪嵐介紹，市民在區(qū)檔案館一樓大廳，持本人身份證進(jìn)行查檔登記，提供自己要查詢(xún)的檔案信息，由區(qū)檔案館工作人員將檔案查詢(xún)出來(lái)，之后給查閱人員進(jìn)行授權(quán)并分配賬號(hào)，由查閱人員在查檔電腦上查看自己需要的檔案內(nèi)容，檔案館還免費(fèi)提供打印服務(wù)。
“數(shù)字化檔案不僅提高了辦事效率，也更好地保護(hù)了檔案原件。”胡雪嵐說(shuō)，區(qū)檔案館從2016年開(kāi)始，逐年對(duì)館藏檔案開(kāi)展數(shù)字化工作。截至目前，已累計(jì)完成數(shù)字化掃描2244萬(wàn)畫(huà)幅，全館檔案數(shù)字化率達(dá)98%，館藏資源目錄級(jí)建庫(kù)100%。
深度整合檔案資源
館藏資源更加豐富優(yōu)化
在區(qū)檔案館一樓大廳展出的兩期刊物《南川聲》，是該館在數(shù)字化掃描過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的革命文獻(xiàn)。《南川聲》是南川發(fā)現(xiàn)最早的旅外進(jìn)步報(bào)刊，屬重慶地方革命文獻(xiàn)，極具研究和收藏價(jià)值，為區(qū)檔案館館藏珍貴檔案。
“全館館藏檔案共有496萬(wàn)件，許多檔案都沉寂在檔案庫(kù)里。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，我們盡力完整收集并深度整合檔案資源，發(fā)現(xiàn)了許多珍貴的歷史資料甚至是‘孤品’。經(jīng)過(guò)仿真技術(shù)修復(fù)，這些歷史革命文獻(xiàn)資料不僅得到了傳承，還為全區(qū)各級(jí)各部門(mén)工作查考、編史修志等提供了大量充分有力的原始憑證和參考資料。”胡雪嵐介紹。
近年來(lái)，該館先后為區(qū)紀(jì)委籌建清廉家風(fēng)館、區(qū)文化旅游委籌建南川博物館、合溪鎮(zhèn)籌建韋奚成烈士舊居、南川中學(xué)籌建校史館等提供檔案資料。該館還充分利用館藏資源，編纂了《奚成日記》《南川珍檔薈萃——革命歷史篇》等作品，同時(shí)利用微信公眾號(hào)不定期推出館藏珍檔、檔案人物、老照片故事、老報(bào)紙記錄的南川、跟著非遺看南川等留存“南川記憶”的系列文章，有效增加社會(huì)各界對(duì)檔案工作的了解，使檔案資源得到更加廣泛充分有效的利用。
自2016年新館啟用以來(lái)，該館持續(xù)依法接收全區(qū)各級(jí)各部門(mén)的文書(shū)檔案，加大民生檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專(zhuān)業(yè)檔案等多種門(mén)類(lèi)檔案接收力度，積極推進(jìn)檔案“雙套制”進(jìn)館。
同時(shí)，面向社會(huì)各界和個(gè)人開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，先后征集民國(guó)、新中國(guó)成立后珍貴照片2萬(wàn)余張，各類(lèi)志書(shū)、族譜等300余冊(cè)進(jìn)館，有效豐富、補(bǔ)充了館藏資源，優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)，基本形成了內(nèi)容豐富、門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。
檔案查詢(xún)向基層延伸
讓數(shù)據(jù)多“跑路”，群眾少“跑腿”
近日，家住三泉鎮(zhèn)半河社區(qū)的王先生在三泉鎮(zhèn)政府查詢(xún)與自家林權(quán)相關(guān)的檔案，在工作人員的幫助下，不到十分鐘就找到了他需要的檔案。拿到文件復(fù)印件，王先生連連道謝。
為最大限度滿(mǎn)足社會(huì)公眾對(duì)民生檔案的查檔需求，區(qū)檔案館依托政務(wù)網(wǎng)“數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)”，建立了以區(qū)檔案館為核心、34個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)互相聯(lián)動(dòng)，就近服務(wù)群眾的“1+34”遠(yuǎn)程查檔利用體系。
“目前已導(dǎo)入包括林權(quán)檔案在內(nèi)的8萬(wàn)余條民生檔案供群眾查詢(xún)，市民無(wú)須到區(qū)檔案館，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)就可直接查詢(xún)。”胡雪嵐說(shuō)，后期將陸續(xù)開(kāi)放婚姻檔案、農(nóng)村土地承包檔案、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革檔案等民生類(lèi)檔案，為群眾提供更便捷、更高效的檔案利用服務(wù)，有效解決部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)群眾查檔路途遠(yuǎn)、耗時(shí)長(zhǎng)的實(shí)際問(wèn)題。
與此同時(shí)，區(qū)檔案館局域網(wǎng)平臺(tái)面向區(qū)檔案館內(nèi)部工作人員提供應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源全過(guò)程規(guī)范化管理;在政務(wù)網(wǎng)上部署館室一體化平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)網(wǎng)環(huán)境下的電子文件、聲像檔案等多門(mén)類(lèi)檔案在線(xiàn)歸檔和移交進(jìn)館，建立了各立檔單位的資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了在線(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)等業(yè)務(wù);開(kāi)設(shè)微信公眾號(hào)，開(kāi)發(fā)預(yù)約查檔小程序，利用微信公眾號(hào)和重慶市檔案信息網(wǎng)公布開(kāi)放檔案目錄，建立面向社會(huì)公眾的檔案信息服務(wù)平臺(tái)。
同時(shí)，積極推行“電子查檔+免費(fèi)查檔+預(yù)約查檔+代理查檔”等便民服務(wù)，主動(dòng)接入全國(guó)和全市檔案遠(yuǎn)程利用平臺(tái)，與四川省都江堰市等多家綜合檔案館達(dá)成民生檔案跨館查閱協(xié)議，為群眾提供“異地查檔、跨區(qū)服務(wù)”，真正讓數(shù)據(jù)多“跑路”，群眾少“跑腿”。
